Cómo clasificar y ordenar de las fotos. Organización del archivo fotográfico

Puedes ver un videotutorial sobre cómo clasificar y ordenar de las fotos, que he preparado hablando de este tema:

Todo “tomador” de fotografías, sea aficionado o profesional, realiza una cantidad determinada de fotografías al mes, y cada año aumenta considerablemente la cantidad de carpetas que contienen nuestras imágenes. Si las tenemos esparcidas por el ordenador en distintas carpetas genéricas (Mis documentos, mis imágenes, fotos de Lightroom, librería de Aperture u otro programa, escritorio, etc.), tendremos un grave problema de localización, para encontrar una foto determinada o para realizar la copia de seguridad.

Es muy importante empezar por colocar todas las carpetas que contengan fotos en una misma ubicación (física). Puede ser la carpeta “mis imágenes” o podemos crear una carpeta a la que podemos llamar “Archivo fotográfico” (el nombre que le asignemos carece de importancia, así que en adelante la llamaremos carpeta “archivo”).

Una vez tengamos todas las carpetas colocadas dentro de la carpeta “archivo” debemos elegir un método de orden interno.

Existen distintos criterios a la hora de clasificar las carpetas y las fotos:

Hay un criterio de ordenación de carpetas, por temas (Familiares, viajes, mascotas, retratos, paisajes, fotos de estudio, etc.) que es muy habitual; aunque no lo recomiendo, ya que tiene tres problemas fundamentales:

Si tenemos una carpeta con un viaje a Roma, cuyo nombre es “Viaje a Roma”, ésta contendrá todas las fotos del viaje. Pero si queremos tener otra carpeta que contenga los monumentos de todos los países que hemos visitado, u otra que contenga las mejores fotos de viajes, paisajes, puestas de sol, etc., no tendremos más remedio que quitar algunas fotos de la carpeta original “Viaje a Roma”, y ponerlas en las distintas carpetas que cumplan la descripción específica. O duplicar las fotos y distribuirlas en varias carpetas, según el tema fotografiado.

Cada vez que ajustemos, retoquemos o cambiemos el nombre de una foto, deberemos asegurarnos de que no existen mas versiones de la misma; de ser así deberemos copiar la versión final en cada una de las carpetas. Así generaremos mas de una versión de cada foto modificada, lo que siempre será un problema. Difícilmente sabremos cual es el archivo”bueno” y si cada una de las distintas versiones esta actualizada.

Nunca podremos estar seguros de que no incluiremos más archivos a una carpeta “antigua”. Así que cuando el disco duro actual, esté lleno y necesitemos otro disco para continuar añadiendo fotos, no podremos volver al disco anterior para añadir más fotos de”amanecer” (por ejemplo). Así, solo podremos crear otra carpeta temática si hacemos una cuyo nombre sea”amanecer 2″, pero ya no es tan práctico …

Otro criterio es el de usar carpetas clasificadas por concepto de tiempo.

Podemos hacer unas carpetas genéricas por “año”. Dentro podemos poner otras por “mes”, y en cada mes podemos incluir las carpetas, por “fecha”, incluyendo el concepto de las fotos.

Un ejemplo de la ruta a seguir podría ser:

Archivo/2010/Agosto/18 Viaje a Roma

Dentro de esta carpeta “18 Viaje a Roma”, colocaremos todas nuestras fotografías, hechas a partir del día 18 de agosto del 2010, realizadas durante dicho viaje. Estas carpetas no se modificarán ya que no volveremos a incluir imágenes nuevas.

O por número de trabajo. Por ejemplo:

Archivo fotográfico/2010/Agosto/57456_Catálogo productos TK

En cualquier caso, podemos mejorar el sistema para realizar búsquedas, siguiendo unas pautas:

Las carpetas del mes, en lugar de llamarlas por el nombre del mes en cuestión, podemos ponerles previamente una numeración (01_enero, 02_febrero, 03_marzo, etc.) ya que el ordenador nos las mostrará, por defecto, por orden alfabético, así el primer mes mostrado no será”abril”, en lugar de”enero”.

La carpeta final, la que nombraremos por el concepto fotografiado (18 Viaje a Roma, 57456 Catálogo productos TK, etc.) es conveniente ponerle una fecha corta, pero completa. Si hacemos una búsqueda por”viaje a roma” y hemos hecho 5 viajes, perderemos tiempo buscando cual es la que nos interesa, pero si vemos: 230302_Viaje a Roma, 0206206_Viaje a Roma, 180810_Viaje a Roma, etc. será mucho mas fácil.

También podemos usar la numeración después del tema, motivo o número de trabajo (Viaje a Roma_180810). Dependerá de si nos es mas fácil localizar una carpeta, dentro del mes de trabajo, por fecha aproximada o por el tema, por orden alfabético.

Colecciones o álbumes (carpetas virtuales):

Si usamos programas de catalogación y revelado como Lightroom o Aperture, podemos usar un segundo sistema de catalogación para agrupar fotos por conceptos, pero que nos evitará repetir fotografías.

Una vez hemos importado las fotografías de nuestro archivo al programa, seguimos teniendo las fotos guardadas por carpetas (Lr) o proyectos (Aperture). A partir de ahí, si queremos agrupar una serie de fotos por un concepto distinto (mis mejores fotos, fotos para la web, personales, monumentos, etc.), al de la carpeta que las contiene (por fechas, temas, número de trabajo, etc.), podemos seleccionar las fotos que nos interesan y ponerlas en una”carpeta virtual” (“colección” en Lightroom).

La ventaja de este sistema es que tenemos una carpeta”real” que contiene las fotos, y tantas carpetas “virtuales” como queramos. Estas carpetas virtuales sólo contienen fotos “virtuales” (o accesos directos a las fotos reales), así que si modificamos, ajustamos o retocamos cualquier valor de la foto, modificaremos todas las versiones que tenemos de esa foto en cualquier carpeta, real o virtual.

Indistintamente del sistema de orden de carpetas que tengamos, si usamos un sistema de carpetas virtuales, podemos usar un sistema más libre, flexible, o desordenado. Ya que podemos crear conceptos de clasificación independientes de la fecha de creación de la carpeta y del disco duro que las contenga.

Así podemos tener en un disco externo unas fotos en formato original (raw, por ejemplo) y en otro disco las fotos en Psd (con sus capas), formato web (jpeg en baja resolución y con el copyright), etc., sin importarnos que estén “físicamente” en la misma carpeta o disco duro.

Nuevas carpetas:

Cuando queremos separar las fotos originales, de las ajustadas, retocadas, versiones en baja resolución y copyright, etc., se nos presentará un problema de organización.

Supongamos que hace dos meses realizamos un reportaje, del que realizamos el ajuste general de luz i color (en Lightroom, Aperture, Capture One, Nikon Capture, Digital Camera Professional, etc.), pero no retocamos ninguna, ni realizamos versiones “web”. Hoy nos encargan una serie de fotos, debidamente retocadas.

Si en estos meses hemos llegado a la capacidad máxima de almacenamiento de nuestro disco tenemos un problema con dos soluciones:

• Comprar otro disco duro de mayor capacidad y pasar todo el contenido actual (clonar el disco) y continuar con el trabajo, añadiendo nuevas carpetas a la que contiene el trabajo, con las nuevas versiones de las fotos. Esta es la opción preferida por algunos comerciales, ya que siempre te venderán un disco (y grande) o dos (para la copia de seguridad del nuevo disco).

• Usar otro disco adicional (nuevo o viejo). Creando nuevas carpetas por el sistema de fecha o número de trabajo. Y usando el sistema de carpetas virtuales. El cual podrá generar un sistema jerárquico agrupando las nuevas carpetas junto o dentro de las anteriores (no importa que estén ubicadas en distintos discos).

Clasificación de las carpetas virtuales:

Usando el concepto de carpetas virtuales podemos realizar un sistema de carpetas y subcarpetas como si fueran carpetas reales. La ventaja reside en que nuestra visualización es idéntica, en cuanto al orden y clasificación, pero sin la limitación de tener que colocar “realmente” una carpeta dentro de otra (pudiendo estar en discos separados, sin problemas).

Ejemplo de carpetas virtuales:

Clientes/Puntgroc/Agrigel_151010/Originales

Clientes/Puntgroc/Agrigel_151010/Ajustadas

Clientes/Puntgroc/Agrigel_151010/Retocadas

Clientes/Puntgroc/Agrigel_151010/Entregadas a cliente

Clientes/Puntgroc/Agrigel_151010/Versión web

En Lightroom este método debe realizarse:

• Para crear la carpeta “virtual” que contiene las fotos hemos de hacer una “Colección” (Comando + N).
• Para poner esta colección dentro de una carpeta que la contenga (para mantener un orden jerárquico) hemos de crear un “conjunto de colecciones” (no tiene acceso directo por teclado). Estas carpetas pueden contener otros “conjuntos de colecciones” o colecciones, pero no pueden contener fotos (sólo las colecciones pueden contener fotos). Podemos crear tantos conjuntos de colecciones como deseemos. Y dentro de un conjunto de colecciones podemos poner las colecciones que deseemos.

Renombrar archivos:

Normalmente, los nombres de las fotos suelen cambiarse por nombres mas descriptivos, o que mantengan una relación ordenada dentro de nuestro archivo.

Hay que tener en cuenta que no podemos colocar dos fotos con un mismo nombre y extensión, ya que el ordenador interpretaría que son la misma foto y solo nos dejaría tener una foto de las dos en una misma carpeta. En muchos programas de tratamiento fotográfico o de archivo no dejan importar una foto si existe otra “supuestamente” idéntica.

En la mayoría de programas de revelado y administración de fotos, al importar las fotos tenemos la posibilidad de renombrar los archivos. Pero teniendo en cuenta que en la mayoría de los casos, debemos hacer una visualización, para descartar todas las fotos malas, en el caso de seguir una numeración (desde la importación), al borrar las fotos que no nos interesan, tendremos saltos indeseados en la numeración (provocando dudas sobre si me falta una foto de una sesión).

Por lo tanto, suele ser conveniente importar nuestras fotos con el nombre de archivo original (por si hemos tenido dudas de algún error de cámara y alguna foto no se haya grabado o descargado al ordenador), realizar una visualización, descartando (y eliminando) las fotos malas y posteriormente podemos realizar el renombrado de las fotos.

El nombre de las fotos puede seguir un criterio como:

• Nombre descriptivo_fecha_numeración.tipo de archivo (Roma_180810_001.jpeg).
• Número de trabajo_cliente_fecha_numeración.tipo de archivo (57456_Puntgroc_Catalogo productos_171010_001.jpeg)

Los valores introducidos pueden variar en función de nuestras necesidades.

Consejos:

• Cuanto más corto sea el nombre mejor (para búsquedas y mejor visibilidad).
• Para separar conceptos (nombre, fecha, cliente, etc.) podemos usar un carácter como el guión bajo “_” ya que facilita mucho la lectura rápida del nombre y datos de la foto.
• Aunque pueda ser redundante, es conveniente poner la fecha. Para búsquedas nos será muy útil para diferenciar fotos parecidas.
• No usar acentos o caracteres especiales, ya que no sabemos si una foto podrá incluirse en una web, base de datos, etc, que no los soporte.